El trámite de presentación de los libros contables en el Registro Mercantil y las afectaciones provocadas por el Coronavirus
Éste está siendo un año atípico para la realización de muchos trámites administrativos y, como no podía de otro modo, se han visto afectados los que deben llevarse a cabo en el Registro Mercantil.
Uno de ellos es la legalización de los libros contables que, a pesar de no incorporar novedades en el procedimiento este año, sí se ha visto afectado en sus plazos.
En qué consiste la presentación de los libros contables
Una de las obligaciones de las sociedades inscritas en el Registro Mercantil es legalizar sus libros contables obligatorios. Este acto asegura su contabilidad, dotándolo de un valor probatorio ante los Tribunales y las Administraciones Públicas. Esta legalización se lleva a cabo presentándolos ante el Registro Mercantil, proceso que ha ido evolucionando a lo largo de los años según mejora la tecnología.
Así, mientras que años atrás este trámite comportaba la presentación de los libros en papel donde se anotaba la contabilidad, hoy en día el proceso no es tan arcaico y es obligatoria la entrega por vía telemática, dejando también una presentación en soporte electrónico como forma excepcional por si surgen problemas técnicos en la forma telemática.
Quien está obligado a presentar
La Ley establece que la legalización de libros será obligatoria para todos los empresarios que estén obligados a llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio:
- Personas físicas
- Personas jurídicas,
¿Dónde se está obligado a presentar
La presentación de los libros debe realizarse en el Registro Mercantil donde se tiene el domicilio social, con la obligación de hacerlo telemáticamente en la web Registro Mercantil. La opción en formato físico, pues, ha pasado ya a la historia. Ahora bien, si es esta sede territorial del Registro la encargada de supervisar las presentaciones efectuadas
Qué libros es necesario presentar para su legalización
Hay que tener en cuenta que la presentación debe cumplir unos mínimos de contenido que normalmente son:
- Libro Diario: es el registro de todas las operaciones llevadas a cabo en la actividad de forma diaria y cronológica.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales: éste comprende el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y el Balance de Sumas y Saldos. Además, de no cumplir ciertos requisitos, también incluye el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo. Opcionalmente también puede incluir la memoria.
- Libro de Actas: en las sociedades, las reuniones de los socios son denominadas juntas y todos los puntos tratados en las mismas, así como todo lo que se acuerde, se trasladará a un Acta de la Junta. Una de las obligaciones de las sociedades es llevar un libro registro de estas actas.
- Libro Registro de Socios o Libro de Acciones Nominativas: éste es otro de los libros obligatorios de las sociedades, y debe llevarse uno u otro en función del tipo de sociedad que sea.
- Libro de Contratos del Socio Único: En este caso, el libro sólo es obligatorio si en la sociedad es de tipo unipersonal, es decir, sólo existe un socio con todo el capital social.
Cuando se deben presentar los libros
En circunstancias normales, la legalización de los libros debe llevarse a cabo en los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio social. Por tanto, teniendo en cuenta un ejercicio social que coincide con el año natural (como suele ser habitual), la fecha límite para la Legalización de los libros es el 30 de abril.
Ahora bien, tal y como decíamos este año no es típico, y la situación provocada por el Coronavirus ha cambiado las fechas a muchos trámites, ya que el Real Decreto-Ley 8/2020 de 17 de marzo, suspendía varios plazos societarios.
Así, con el Real Decreto-Ley 19/2020 de 26 de mayo, se ha marcado la fecha del 1 de junio de 2020 como la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de 4 meses para la legalización de libros, siendo pues la nueva fecha límite:
30 de septiembre de 2020
ONYAR ASSESSORS
Cómo podemos ayudarte:
- Si la contabilidad te la llevamos nosotros, no tienes que preocuparte de nada, ya que nos encargamos de preparar toda la documentación y hacemos la presentación en el registro.
- Si la compatibilidad la lleva la propia empresa, nos encargamos de recopilar los datos necesarios y preparar los archivos en el formato indicado por el Registro Mercantil para su presentación.
